Die klassische Verarbeitung der Eingangspost gehört der Vergangenheit an.

Gemeinsam wurde ein Konzept für die Digitalisierung der Eingangspost der IHK Rhein-Neckar erarbeitet. Aktuell läuft die Umsetzung dieses Konzeptes zusammen mit unserem Partner Rhenus Docs to Data GmbH.

Konzept-Inhalt: Die gesamte Eingangspost der IHK Rhein-Neckar wird zukünftig an ein zentrales Postfach umgeleitet. Rhenus übernimmt die tägliche Abholung der Post und startet den Prozess mit der Öffnung und dem Scannen der relevanten Briefpost. Die Poststücke werden direkt bewertet und nach Bereichen klassifiziert. Jedes Poststück wird im PDF/A Standard gescannt und tagesaktuell sicher an die IHK übermittelt.

Nach Übermittlung an die IHK greift die Posteingangslösung von helic IHK automatisch. Der neue Posteingangs-Workflow ordnet die digitalen Poststücke den Bereichen innerhalb der IHK zu. Die Mitarbeiter der IHK können nun unmittelbar mit den Dokumenten arbeiten – ganz gleich ob im Homeoffice oder vor Ort in der IHK. Auch Rechnungen werden über diesen Weg an die IHK geliefert und in den automatischen Freigabeprozess für Eingangsrechnungen eingesteuert. Von hier aus erfolgt die Bearbeitung der Rechnungen mit der Vorgangsbearbeitung in helic IHK.

Klare Vorteile für die IHK Rhein-Neckar:

• Zuverlässige und schnelle Verarbeitung der Eingangspost
• Direkte Übergabe der digitalen Dokumente in helic IHK am selben Tag
• Kosten für die Eingangspostverarbeitung (Transport- & Bewertungsebene) werden effektiv reduziert bzw. fallen weg

Die Digitalisierung der kompletten Eingangspost ist ein wichtiger Baustein zur weiteren Digitalisierung in der IHK.

Sollten Sie an der Umsetzung einer zentralen Posteingangslösung in Ihrer IHK interessiert sein, sprechen Sie Markus Karbus, Geschäftsbereichsleiter Government gerne direkt an.